IMPLEMENTASI OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM

1.     IMPLEMENTASI SISTEM

Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi.

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :

                1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

                2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap

                3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian.

                1.BAGAN GANTT

                   Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis

                2.DIAGRAM JARINGAN

                    Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan

                3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS)

                    Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari

                    Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda.

PELAKSANAAN AKTIVITAS-AKTIVITAS IMPLEMENTASI

Aktivitas-aktivitas umum selama pelaksanaan meliputi pemilihan dan pelatihan personal, pemasangan peralatan computer baru, perancangan system terinci, penulisan dan pengujian program computer, pengujian system, pengembangan standar dokumentasi, dan konversi file. Masing-masing aktifitas ini dibahas secara rinci dalam seksi ini. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian tim proyek khusus. Idealnya tim harus mencakup orang-orang yang juga berpartisipasi dalam menformulasikan spesifikasi-spesifikasi dan rencana perancangan untuk rencana implementasi. Manajer yang terlibat juga harus berpartisipasi.

·         Pelatihan Karyawan

Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawan. Arti penting pelatihan yang memadai tidak dapat diabaikan. Oleh karena itu kesuksesan keseluruhan proyek pengembangan system dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai

·         Pembelian dan Pemasangan Peralatan Komputer Baru

Pemasangan peralatan computer baru kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Untuk pemasangan setiap ukuran yang tepat, produsen computer umumnya menugaskan perekayasaan dan personal lainnya untuk membantu pemasangan.

·         Pemasangan Sistem Terinci

Bagian pelaksanaan perancangan terinci yang sangat penting selama tahap implementasi mencakup pemrograman computer. Perencana perancangan dapat menggunakan program-program computer pra-paket; tetapi, sebagian besar pemasangan besar membutuhkan pemrograman khusus. Spesifikasi perancangan untuk pemrograman computer ditentukan oleh tim perancangan, bukan oleh pemrogram. Fungsi uatama pemrogram adalah untuk menimplementasikan rencana khusus; tetapi pointing bagi pemrogran untuk bekerja sejalan dengan tim perancangan.

Evaluasi Sistem Baru

Jika system baru sudah di implementasikan ada beberapa pekerjaan lagi yang harus dilakukan .Tindak lanjut di perlukan untuk meyakinkan bahwa system baru beroperasi sesuai yang direncanakan .

2.     PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan .

·         ANGGARAN SISTEM INFORMASI

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial .

·         HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI

Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi .

·         PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI

Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok .

 Harga transfer

Sistem harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan diantara pusat-pusat biaya dalam organisasi .

Situasi ideal dalam teori harga transfer muncul jika seluruh pusat laba sangat independen dan benar-benar otonom dalam hal pengambilan keputusan .

Sistem pemulihan biaya . dalam sistem pemulihan biaya , sistem informasi beroperasi sabagai pusat laba dan menetapkan tarif dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai , bukan untuk tujuan memaksimumkan labanya sendiri .

Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tarif berdasarkan biaya , pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi kedalam anggaran pusat biaya .

Langkah pertama adalah dengan merelokasi administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya .

Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan ke dalam setiap pusat biaya . total biaya operasi disubalokasikan ke aktifitas-aktifitas yang dapat dibebankan , baik secara langsung ataupun menggunakan teknik alokasi .

Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tarif pembebanan dengan membagi biaya dianggarkan untuk setiap aktifitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan , yang diukur melalui beberapa unsur seperti jumlah baris dicetak , jumlah menit digunakan , dll .

Salah satu perbedaan adalah bahwa alokasi biaya yang digunakan untuk membuat tarif ditetapkan terlebih dahulu biasanya mencakup aktivvitas-aktivitas yang dapat dibebankan secara lebih rinci dalam setiap pusat biaya dibandingkan yang akan digunakan jika biaya-biaya hanya akan dialokasikan setelahterjadi .

Terdapat banyak variasi dalam sistem pembebanan kembali dalam pemulihan biaya . salah satu variasi yang signifikan adalah memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tarif terpisah untuk setiap jenis layanan . variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel . dalam kasusu ini , pembebanan seluruh unit atau unit-unit terpilih  dipilih lebih lanjut kedalam kelompok=kelompok prioritas , dan setiap kelompok dibebankan faktor prioritas atau harga untuk merefleksikan  nilai relatifnya bagi pemakai.

Sumber : http://stekpifriendship.blogspot.com/2011/01/chapter-18-implementasioperasi-dan.html

PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis. Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses perencanaan:

·         Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

·         Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

·         Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

·         Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.

·         Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

·         Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

I.                    Langkah-langkah perancangan sistem.

·         Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

·         Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

·         Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

·         Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

·         Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.

II.                  Pertimbangan-pertimbangan perancangan umum.

1.      Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.

2.      Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3.      Data yang  dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.

4.      Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.

5.      Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6.      Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.

7.      Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.

8.      Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.

9.      Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.

10.  Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.

11.  Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.

12.  Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13.  File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.

14.  Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15.  Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.

16.  Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

III.                Teknik-teknik perancangan.

Sumber : http://bagusjunior.wordpress.com/2010/03/15/perancangan-sistem-informasi/

PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

                   Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi.

I.    Perencanaan sistem dan analisis kelayakan.

Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan

Dari sistem yang akan dikembangkan.

Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini:

• Kelayakan Teknik /Technical Feasibility

• Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility

• Kelayakan Hukum/Legal feasibility

• Kelayakan Operasional/Operational Feasibility

• Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility

II.  Langkah-langkah analisis sistem.

• Identifikasi masalah

Ø Persediaan barang yang melebihi stok maksimal

Ø Penurunan kwalitas produk

Ø Konsumsi bahan yang tidak ekonomis

Ø Evaluasi biaya produksi

Ø Delivery Order yang terhambat

Ø Proses pembuatan bukti transaksi

• Memahami sistem yang sedang berjalan / yang sudah ada

Ø Penentuan jadwal pengamatan /observasi

Ø Penentuan tugas

Ø Pengumpulan hasil

• Melakukan analisis

Teknologi Informasi Auditing

             Teknologi auditing sistem informasi telah berkembang seiring perkembangan sistem computer. Beberapa teknologi terkait dengan biaya yang cukup signifikan untuk mengimplementasikannya, sementara teknologi-teknologi lainnya dapat diimplementasikan dengan biaya relative rendah.
             Istilah audit sistem informasi digunakan secara umum untuk menggambarkan dua jenis aktivitas yang berbeda yang terkait dengan komputer. Salah satu penggunaan istilah ini adalah untuk menggambarkan proses pengkajian ulang dan pengevaluasian pengendalian internal dalam sistem pemrosesan data eektronik. Jenis kegiatan ini digambarkan sebagai auditing melalui komputer. Penggunaan umum lainnya adalah untuk menggambarkan penggunaan komputer oleh seorang auditor untuk melakukan beberapa pekerjaan audit yang biasanya akan dikerjakan secara manual. Jenis aktivitas ini digambarkan sebagai auditing dengan komputer.
Teknologi audit sistem informasi telah berkembang seiring perkembangan sistem komputer. Namun demikian, tidak terdapat teknologi auditing secar keseluruhan. Sebaliknya, terdapat beberapa teknologi yang dapat digunakan dengan cukup baik untuk mencapai tujuan audit. Tekologi yang didiskusikan dalam bab ini antara lain adalah data pengujian, fasilitas uji terintegrasi (ITF), simulasi paralel, dan perangkat lunak audit secara umum. Teknologi-teknologi audit sistem informasi berbada satu sama lain, demikian juga keahlian teknis yang diperlukan untuk menggunakan teknologi-teknologi tersebut. Beberapa teknologi terkait erat dengan biaya yang cukup signifikan untuk diimplementasikan.
Pendekatan-pendekatan untuk sebuah audit sistem informasi mengikuti babarapa variasi sebuah struktur tiga-tahap. Tahap-tahap tersebut adalah kaji ulang dan evaluasi awal bidang yang akan diaudit, kaji ulang dan evaluasi terperinci, dan pengujian. Terdapat tiga jenis audit sistem informasi, yaitu audit sistem informasi, audit pengembangan sistem aplikasi, dan audit pusat layanan komputer.


Konsep-Konsep Auditing PDE
• Struktur Audit Laporan Keuangan
Tujuan dan tanggungjawab utama auditor ekstern adalah menilai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan. Sementara auditor intern melayani kebutuhan manajemen perusahaan, auditor ekstern melayani para pemegang saham, pemerintah, dan masyarakat luas.
• Auditing di Seputar Komputer
Dalam pendekatan di seputar computer, porsi pemrosesan diabaikan. Dokumen2 sumber untuk untuk masukan ke system dipilih dan diikhtisarkan secara manual sehingga tidak dapat dibandingkan dengan keluaran. Setelah batch2 diproses dalam system, total akan diakunulasikan untuk menyajikan catatan yg diterima (be accepted) dan yg ditolak(be rejected).
• Auditing Melalui Komputer
Auditing melalui computer dapat didefinisikan sebagai verifikasi pengendalian2 dalam system PDE. Audit PDE untuk versifikasi ketaatan pengendalian intern dan auditor ekstern. Tujuan2 auditor ekstern biasanya diarahkan untuk atestasi laporan keuangan. Auditor intern memiliki tujuan2 yg sama; disaat berbeda, auditor intern melakukan audit ketaatan untuk memenuhi kebutuhan manajemen atau kebutuhan tertentu lainnya dalam perusahaan.
• Auditing Dengan Komputer
Manfaat potensial penggunaan teknologi system informasi dalam audit meliputi hal2 berikut:
1. Kertas kerja yg dihasilkan computer umumnya lebih mudah dibaca dan lebih konsisten.
2. Waktu dapat dihemat dengan mengeliminasi penghitung, penghitung silang, dan kalkulasi rutin lainnya.
3. Kalkulasi,pembandingan, dan manipulasi data lainnya akan menjadi lebih akurat.
4. Kalkulasi telaah analitis akan lebih efisien, dan lingkupnya dapat diperluas.
5. Informasi proyek seperti anggaran waktu dan pemonitoran waktu actual dan jumlah dianggarkan akan lebih mudah dihasilkan dan dianalisis.
6. Korespondensi audit standar seperti kuesioner dan daftar periksa, surat proposal, dan format2 laporan dapat disimpan dan dimodifikasi secara mudah.
7. Moral dan produktivitas dapat ditingkatkan dengan mengurangi waktu untuk tugas2 klerikal.
8. Akan terjadi peningkatan independensi karyawan2 sistem informasi.

 Teknologi PDE Auditing
 Data Uji
Data uji dientri untuk data yang abash dan yg tidak abash. Contohnya: transaksi2 penggajian yg nomer identifikasi karyawannya abash dan tidak abash. Sebelum pemrosesan data uji, secara manual masukan diproses untuk menentukan bagaimana bentuk keluaran. Jika hasil tidak seperti yg diharapkan, auditor harus menentukan penyebab penyimpangan tersebut.
 Fasilitas pengujian terpadu-integrated test facility (ITF)
ITF mencakup penggunaan data uji dan pembuatan rekor fiktif (pemasok, karyawan) dalam file master sistem computer. Contohnya: Transaksi2 penggajian untuk karyawan fiktif diproses secara bersamaan dengan transaksi2 penggajian yg abash. Teknik ini terpadu karena data uji diproses secara pararel dengan transaksi siel master sebenarnya yg memuat entitas2 riel dan fiktif. Oleh karena itu, pengecekan audit dibuat sebagai bagian dari siklus pemrosesan normal, untuk meyakinkan bahwa program2 yg memproses data riel.
 Simulasi pararel
Pemrosesan data nyata melalui program audit. Keluaran simulasi dan keluaran nyata kemudian dibandingkan. Contohnya: Perhitungan penyusutan diverifikasi melalui pemrosesan file master aktiva tetap dengan program audit.
 Perangkat lunak audit
Program computer yg memungkinkan computer digunakan sebagai alat audit. Contohnya: Auditor menggunakan program computer untuk mengambil data dari file master.
 Perangkat lunak audit umum (GAS)
Perangkat lunak yg dirancang secara khusus untuk mendukung penggunaan teknologi informasi dalam auditing. Paket2 ini dapat menjalankan tugas2 seperti pemilihan data dari file, pengecekan komputasi, dan pencarian akun2 yg tidak biasa dalam file.
 
Jenis-jenis Audit PDE
 Pendekatan Umum terhadap PDE Audit
Sebagaian besar pendekatan terhadap PDE audit mengikuti tiga tahap umum, yaitu:
Tahap telaahan awal PDE audit menentukan tindakan yg akan dilakukan dalam audit dan mencakup keputusan2 yg berkaitan dengan area2 tertentu.
Tahap umum kedua PDE audit adalah telaahan dan evaluasi rinci. Temuan2 dalam area yg dipilih dalam audit. Dokumentasi area aplikasi ditelaah dan data yg berkaitan dengan operasi sistem melalui wawancara, kuesioner pengendalian intern, dan observasi langsung.
Tahap ketiga dalam audit adalah pengujian. Menghasilkan bukti ketaatan terhadap prosedur2. Penguji ketaatan untuk memberikan jaminan memadai bahwa pengendalian intern ada dan bekerja sesuai dengan yg dinyatakan dalam dokumentasi sistem.
 Audit atas Aplikasi-Aplikasi PDE
Pengendalian2 aplikasi dibagi menjadi tiga area umum: masukan, pemrosesan, dan keluaran. Audit atas aplikasi2 PDE umumnya mencakup penelaahan pengendalian dalam tiga area tersebut.

 Audit Pengembangan Sistem Aplikasi
Standar2 pengembangan sistem merupakan dokumentasi yg menjadi panduan perancangan, pengembangan, dan implementasi sistem aplikasi. Pengendalian2 manajemen proyek mengukur dan mengndalikan perkembangan selama pengebangan sistem aplikasi. Manajemen proyek meliputi perancangan proyek dan penyeliaan proyek. Pengendalian pengubahan program berkaitan dengan pemeliharaan program2 aplikasi. Tujuan pengendalian2 tersebut untuk mencegah pengubahan yg tidak sah dan bersifat penggelapan terhadap program2 yg telah diuji dan diterima.
 Audit Atas Pusat Layanan Komputer
Audit akan dilakuan terhadap beberapa area. Salah satu area akan berkaitan dengan pengendalian2 lingkungan. Ada beberapa hal yg menjadi perhatian dan oleh karenanya banyak kemungkinan pengendalian dalam area ini.
Rencana pemulihan bencana harus mencakup hal2 yg berkaitan dengan misalnya pernyataan tanggung jawab manajemen. Area ini mencakup teknik2 yg digunakan untuk menganggarkan faktor2 beban peralatan, statistic pemanfaatan proyek, dan persyaratan2 anggaran dan rencana penetapan staf, dan rencana perolehan peralatan. 
Sumber : http://id.netlog.com/miemaya/blog/blogid=15965