IMPLEMENTASI OPERASI DAN PENGENDALIAN SISTEM

1.     IMPLEMENTASI SISTEM

Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi.

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama :

                1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

                2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap

                3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian.

                1.BAGAN GANTT

                   Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis

                2.DIAGRAM JARINGAN

                    Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan

                3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS)

                    Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari

                    Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda.

PELAKSANAAN AKTIVITAS-AKTIVITAS IMPLEMENTASI

Aktivitas-aktivitas umum selama pelaksanaan meliputi pemilihan dan pelatihan personal, pemasangan peralatan computer baru, perancangan system terinci, penulisan dan pengujian program computer, pengujian system, pengembangan standar dokumentasi, dan konversi file. Masing-masing aktifitas ini dibahas secara rinci dalam seksi ini. Aspek penting lainnya dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian tim proyek khusus. Idealnya tim harus mencakup orang-orang yang juga berpartisipasi dalam menformulasikan spesifikasi-spesifikasi dan rencana perancangan untuk rencana implementasi. Manajer yang terlibat juga harus berpartisipasi.

·         Pelatihan Karyawan

Pada dasarnya setiap kesuksesan implementasi system membutuhkan perhatian seksama dalam pelatihan karyawan. Arti penting pelatihan yang memadai tidak dapat diabaikan. Oleh karena itu kesuksesan keseluruhan proyek pengembangan system dipengaruhi oleh pelatihan yang memadai

·         Pembelian dan Pemasangan Peralatan Komputer Baru

Pemasangan peralatan computer baru kadang-kadang merupakan tugas yang monumental. Untuk pemasangan setiap ukuran yang tepat, produsen computer umumnya menugaskan perekayasaan dan personal lainnya untuk membantu pemasangan.

·         Pemasangan Sistem Terinci

Bagian pelaksanaan perancangan terinci yang sangat penting selama tahap implementasi mencakup pemrograman computer. Perencana perancangan dapat menggunakan program-program computer pra-paket; tetapi, sebagian besar pemasangan besar membutuhkan pemrograman khusus. Spesifikasi perancangan untuk pemrograman computer ditentukan oleh tim perancangan, bukan oleh pemrogram. Fungsi uatama pemrogram adalah untuk menimplementasikan rencana khusus; tetapi pointing bagi pemrogran untuk bekerja sejalan dengan tim perancangan.

Evaluasi Sistem Baru

Jika system baru sudah di implementasikan ada beberapa pekerjaan lagi yang harus dilakukan .Tindak lanjut di perlukan untuk meyakinkan bahwa system baru beroperasi sesuai yang direncanakan .

2.     PENGENDALIAN KEUANGAN DALAM SISTEM INFORMASI

Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan .

·         ANGGARAN SISTEM INFORMASI

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial .

·         HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI

Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi .

·         PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI

Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok .

 Harga transfer

Sistem harga transfer digunakan untuk menghasilkan harga produk dan jasa yang diproduksi secara intern yang diperjualbelikan diantara pusat-pusat biaya dalam organisasi .

Situasi ideal dalam teori harga transfer muncul jika seluruh pusat laba sangat independen dan benar-benar otonom dalam hal pengambilan keputusan .

Sistem pemulihan biaya . dalam sistem pemulihan biaya , sistem informasi beroperasi sabagai pusat laba dan menetapkan tarif dengan tujuan pembebanan biayanya kepada para pemakai , bukan untuk tujuan memaksimumkan labanya sendiri .

Meskipun terdapat banyak pendekatan untuk menetapkan tarif berdasarkan biaya , pendekatan umum adalah dengan memasukkan anggaran pengeluaran sistem informasi kedalam anggaran pusat biaya .

Langkah pertama adalah dengan merelokasi administrasi sistem informasi dalam anggaran pusat biaya ke kategori-kategori yang dapat dibebankan lainnya .

Langkah selanjutnya adalah mengalokasikan angka-angka biaya yang telah direvisi ke setiap pusat biaya sistem informasi untuk aktivitas-aktivitas yang dapat dibebankan ke dalam setiap pusat biaya . total biaya operasi disubalokasikan ke aktifitas-aktifitas yang dapat dibebankan , baik secara langsung ataupun menggunakan teknik alokasi .

Langkah terakhir adalah mengkalkulasikan tarif pembebanan dengan membagi biaya dianggarkan untuk setiap aktifitas dengan anggaran dan standar pemanfaatan , yang diukur melalui beberapa unsur seperti jumlah baris dicetak , jumlah menit digunakan , dll .

Salah satu perbedaan adalah bahwa alokasi biaya yang digunakan untuk membuat tarif ditetapkan terlebih dahulu biasanya mencakup aktivvitas-aktivitas yang dapat dibebankan secara lebih rinci dalam setiap pusat biaya dibandingkan yang akan digunakan jika biaya-biaya hanya akan dialokasikan setelahterjadi .

Terdapat banyak variasi dalam sistem pembebanan kembali dalam pemulihan biaya . salah satu variasi yang signifikan adalah memisahkan biaya operasi berjalan dari biaya-biaya pengembangan sistem baru dan pembuatan tarif terpisah untuk setiap jenis layanan . variasi lain yang signifikan adalah dengan mengembangkan tarif fleksibel . dalam kasusu ini , pembebanan seluruh unit atau unit-unit terpilih  dipilih lebih lanjut kedalam kelompok=kelompok prioritas , dan setiap kelompok dibebankan faktor prioritas atau harga untuk merefleksikan  nilai relatifnya bagi pemakai.

Sumber : http://stekpifriendship.blogspot.com/2011/01/chapter-18-implementasioperasi-dan.html

PERANCANGAN SISTEM

Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis. Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses perencanaan:

·         Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.

·         Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.

·         Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.

·         Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.

·         Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.

·         Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

I.                    Langkah-langkah perancangan sistem.

·         Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.

·         Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

·         Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah: performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.

·         Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output. Untuk menentukan hal ini diperlukan proses iteratif sbb:

·         Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.

II.                  Pertimbangan-pertimbangan perancangan umum.

1.      Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem informasi.

2.      Akurasi sumber data sangat tergantung pada banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing. Semakin sedikit langkah semakin akurat.

3.      Data yang  dihasilkan dari sistem berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.

4.      Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari pewaktuan informasi tersebut diperlukan.

5.      Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang paling optimal

6.      Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan informasi.

7.      Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di kumpulkan.

8.      Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses selanjutnya.

9.      Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas prosesing yang besar dilakukan.

10.  Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada kendala sistem.

11.  Semua field data sebaiknya memiliki prosedur entri dan maintenance.

12.  Semua data harus dapat dicetak dalam format yang berarti untuk keperluan audit.

13.  File transaksi harus di maintain paling tidak dalam 1 siklus update ke basis data.

14.  Prosedur backup dan security harus disediakan untuk semua field data.

15.  Setiap file non sequential perlu memiliki prosedur reorganisasi secara periodik.

16.  Semua field data harus memiliki tanggal update/akses penyimpanan terakhir.

III.                Teknik-teknik perancangan.

Sumber : http://bagusjunior.wordpress.com/2010/03/15/perancangan-sistem-informasi/

PERENCANAAN DAN ANALISIS SISTEM

                   Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi.

I.    Perencanaan sistem dan analisis kelayakan.

Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan

Dari sistem yang akan dikembangkan.

Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini:

• Kelayakan Teknik /Technical Feasibility

• Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility

• Kelayakan Hukum/Legal feasibility

• Kelayakan Operasional/Operational Feasibility

• Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility

II.  Langkah-langkah analisis sistem.

• Identifikasi masalah

Ø Persediaan barang yang melebihi stok maksimal

Ø Penurunan kwalitas produk

Ø Konsumsi bahan yang tidak ekonomis

Ø Evaluasi biaya produksi

Ø Delivery Order yang terhambat

Ø Proses pembuatan bukti transaksi

• Memahami sistem yang sedang berjalan / yang sudah ada

Ø Penentuan jadwal pengamatan /observasi

Ø Penentuan tugas

Ø Pengumpulan hasil

• Melakukan analisis